- Ela consiste no preenchimento de um formulário, onde algumas questões muito simples devem ser respondidas e depois remetidas juntamente com ao menos uma tela da intranet ou portal corporativo”, explica Ricardo Saldanha, presidente do Instituto Intranet Portal, que realiza a premiação.

O Prêmio Intranet Portal 2009 é uma iniciativa do Instituto Intranet Portal, co-realizado pelo Senac-SP, e distribuirá 11 troféus, em 5 categorias. No ano passado, a Escola Nacional de Saúde Pública – ENSP/Fiocruz levou o Grand Prix. Banco Central, Itaú e Oi também foram premiados em categorias específicas.

Para garantir o máximo de credibilidade e equilíbrio à premiação, os critérios da de avaliação foram elaborados por um comitê de especialistas do mercado, dentre eles o diretor da Palavra-Chave, Daniel Aisenberg.

Algumas das novidades e melhorias destacadas foram:

• Navegação clara e consistente
• Notícias segmentadas sobre o mercado de petróleo e gás
• Menu de serviços e conteúdo personalizado pelo usuário
• Multimídia, com vídeos e animações
• Conteúdo editorial, equilibrando negócios e pessoas
• Calendário corporativo com filtros temáticos
• Espaços para interação dos funcionários

Toda entrega é uma conquista, mas essa tem um sabor especial: assim como no projeto da Riopol, reformulamos todo o conteúdo e a arquitetura de informação da intranet. Esse trabalho não apenas foi completo, mas também gostoso de se fazer. Tivemos um grande apoio das áreas de Responsabilidade Social & Comunicação e de TI (ouça abaixo entrevista com Diva Maia e Eduardo Cunha), um ambiente descontraído e uma parceria bem-sucedida com a CallNet, produtora que cuidou da tecnologia e do layout.

Também merecem um agradecimento especial a redatora Fernanda Cunha e a arquiteta de informação Juliana Marcenal, que fizeram toda a diferença nesse projeto.

E agora, partimos para uma nova etapa: a gestão de conteúdo da intranet. Afinal, manter a qualidade e a audiência de um canal virtual pode ser mais difícil do que refazê-lo. Para encarar esse desafio, já alocamos uma equipe e estabelecemos uma rotina de trabalho com os gestores na El Paso. Em breve, conto mais novidades sobre esse projeto.

Na maioria dos casos, falta governança – uma estrutura clara de comando, políticas e padrões dos canais virtuais. Muito além da tecnologia, essa é uma questão de estratégia, cultura e processos – como mostram os artigos “Quem é o síndico da sua intranet?” e “7 razões para não atualizar seu portal“.

Esse será o tema do workshop “Governança Web – Como criar, implantar e manter ativa a gestão de sites, intranets e portais corporativos”, programado para os dias 25 e 26 de setembro, em São Paulo. Os instrutores Daniel Aisenberg e Fernando Viberti mostrarão como implementar e manter a governança viva dentro da empresa. Confira o programa:

Como sensibilizar os stakeholders
Atores da governança: você está envolvendo as pessoas certas?
- Entrevistas com stakeholders: como levantar as necessidades de cada um
- A importância do plano de comunicação
- Case: Petrobras

Como elaborar as políticas de governança
Pontos fundamentais em uma estratégia online
- O que deve ser enfatizado na política editorial
- Conheça as principais características da política de estilo (guideline)
- Quais as perguntas que as políticas de uso e privacidade devem responder
- Case Unilever

Como manter a governança ativa
Modelos de briefing e classificação das demandas
- Acordos de nível de serviço
- Enforcement: a “polícia” da governança
- Priorização das demandas no dia-a-dia
- Envolvimento dos pontos focais no planejamento
- Ações de comunicação interna

Como estabelecer métricas
Tangibilização do ROI: o que é possível mensurar?
- Seleção de métricas aderentes a cada tipo de estratégia
- Como segmentar as métricas para otimizar os resultados de cada área
- O dashboard (painel de controle) como tendência na análise de resultados
- Demonstração das ferramentas de análise Webtrends e Google Analytics

Governança na Web 2.0
O que são wikis e blogs corporativos e o modelo de governança que se aplica a cada um
- Derrubando o mito de que a web 2.0 é inimiga da governança
- Tendência: o que esperar da governança em ambientes cada vez mais colaborativos

Para saber mais e se inscrever no workshop, visite o site do Canal Executivo ou ligue para (11) 3079-9910.

Tudo bem, essa não é lá uma analogia brilhante… mas pense nos pontos em comum entre um condomínio mal administrado e uma intranet sem liderança. Ou melhor ainda, vamos ver alguns exemplos do prédio de um amigo meu, que vive reclamando dos vizinhos – e imaginar como eles poderiam acontecer no mundo corporativo:

A gestão de conteúdo é tratada como um nome bonito para redação. Mas ela vai muito além disso, regendo os fluxos de autoria, edição, publicação e arquivamento de conteúdo.

Brincadeiras à parte, algum desses exemplos soou familiar? Você deve ter percebido que uma coisa falta em todos eles: liderança. Mas isso não quer dizer que um ditador de plantão é a resposta. Liderança não é sinônimo de ditadura. Um bom administrador articula com especialistas em vez de tentar resolver tudo sozinho. Por isso, os condomínios têm comitês para assuntos como obras, contabilidade e compras.

Sozinho, fica difícil

Em uma governança de intranet ou portal corporativo, também é assim: áreas-chave definem regras, diretrizes e métricas em consenso. Planejam juntas, avaliam juntas, trabalham juntas. Ou melhor, é assim que deveria ser para evitar a dispersão de iniciativas e os conflitos sem fim.

Às vezes faltam candidatos à vaga de “síndico”. Também acontece de sobrarem candidatos, mas faltar talento e conhecimento para encarar essa empreitada. Em outros casos, uma área da empresa até já cuida da intranet, mas de uma forma míope – como aquele gestor de RH que encara o canal como um mural eletrônico e catálogo de benefícios.

Essas duas aplicações estão corretas, claro, mas não são as únicas. O problema não está na coordenação do RH, do Marketing ou de outra área qualquer. O fato é que a web, em geral, tem natureza multidisciplinar. Dificilmente, uma única gerência ou diretoria consegue enxergar todas as possibilidades e pôr a mão na massa para criar um verdadeiro… portal corporativo.

Ops, falei em “portal corporativo”, mas vou ter que deixar esse conceito para um próximo artigo. O mesmo vale para a lista das principais políticas, normas e rotinas regidas pela governança web. Por enquanto, pense que, sem uma boa gestão, ganha quem grita mais alto. E, se esse for o caso na sua empresa, prepare a voz e trace o seu plano – essa é uma boa oportunidade para o surgimento de um líder.

E agora, está mais animado para a “reunião de condomínio” da sua intranet?

Artigo publicado no Intranet Portal em 06/08/2008

Desafio
Atualizar todo o conteúdo e reorganizar o modelo de navegação, com foco no usuário e na interatividade, para fortalecer a intranet como ferramenta de trabalho e de comunicação interna

Solução
Um projeto de arquitetura de informação reorganizou conteúdo e serviços, oferecendo caminhos alternativos para a navegação. Com entrevistas e consultas a documentação, elaborou-se conteúdo para novas seções, além de atualizar as informações existentes. Após o lançamento, a Palavra-Chave assumiu a gestão de conteúdo da intranet.

Agência parceira
CallNet

Solução
Redação com base em entrevistas, pesquisa e análise de documentação

Projeto
Intranet da Unidade de Engenharia

Desafio
Capacitar os funcionários responsáveis pela atualização da intranet, abordando conceitos e processos de gestão de conteúdo

Solução
Planejamento e aplicação de workshops sob medida para as necessidades dos publicadores do site, com ênfase em técnicas de redação e edição para web, arquitetura de informação e melhores práticas de governança. Cerca de 300 pessoas foram capacitadas, entre 2005 e 2007.

Desafio
Tornar a intranet mais atraente, fácil de navegar e com conteúdo adequado à realidade dos funcionários – que têm perfis altamente heterogêneos, da diretoria ao chão-de-fábrica

Solução
Redesenho da arquitetura de informação; pesquisa e produção de conteúdo, incluindo redação de roteiros para animações em Flash; plano de lançamento; e consultoria para auxiliar na definição de uma política de governança e gestão de conteúdo para o portal corporativo

Agência parceira
Interligar Comunicação Interativa

( ) Software de publicação
( ) Terceirização
( ) Chicote
( ) Cafuné
( ) Treinamento

Tudo bem, agora guarde a resposta na cabeça, que daqui a pouco a gente confere o ranking. Vamos falar um pouco do desafio (eu ia dizer “problema”, mas sabe como é o nosso vocabulário corporativo) de manter o conteúdo atualizado, contando com a colaboração dos funcionários. Mas hoje o ponto de vista vai ser diferente: o de quem está do outro lado, ganhando de brinde mais essa atribuição.

1. “Com tanta coisa urgente, por que vou mexer nisso agora?”

Que as equipes ficaram mais enxutas e o trabalho aumentou, ninguém discute. Na hora de escolher entre fechar um relatório gerencial e atualizar uma página da intranet, a decisão mais lógica é priorizar a atividade-fim da área. Lembre-se de que estamos nos colocando no lugar de alguém sem ligação direta com o projeto de portal ou intranet. Se você está lendo este artigo, deve ter uma visão bem diferente.

Um obstáculo como esse não é resolvido com discursos. Basta olhar para a sua agenda e analisar a ordem das tarefas. Você geralmente faz primeiro o que tem maior impacto e é mais cobrado internamente. Então, um verdadeiro envolvimento na gestão de conteúdo passa pela inclusão dessa atividade no descritivo da função (o famoso job description). Em suma: colaborar na atualização da intranet deve fazer parte do trabalho oficialmente, como aquele relatório gerencial.

2. “Mais trabalho com o mesmo salário? Ah, tá…”

Cá entre nós, essa história de “vestir a camisa” já está cansando. Esperar retorno pelo esforço adicional não significa ser mercenário, e sim que o funcionário valoriza seu trabalho. Mas espere aí, então o segredo para conquistar parceiros é o do cofre? De jeito nenhum.

A maioria das pessoas não trabalha só por dinheiro. Você já deve ter recusado pelo menos uma proposta financeiramente atraente devido a fatores como ambiente de trabalho, flexibilidade e reconhecimento. Existem métodos de compensação eficazes sem envolver dinheiro e, por isso mesmo, livres de certos vícios. Um deles é contar pontos – literalmente, no caso de um Programa de Desenvolvimento Individual (PDI) – para quem contribuir na atualização do portal. Como veremos em futuros artigos, outra moeda está sempre em alta: a social.

3. “O meu chefe não está nem aí para isso. Adianta o sacrifício?”

Todo mundo já passou pela experiência de ter um trabalho ignorado, depois de muito esforço e noites em claro. Fazer algo que passe despercebido pelo chefe não apenas gera frustração, mas esfria o ânimo para novas empreitadas. Portanto, os líderes precisam estar comprometidos com a missão de manter o portal atualizado. Eles não podem encarar a gestão de conteúdo como uma atividade de segunda categoria, quase um passatempo de seus subordinados.

Em um curso que ministrei recentemente em uma grande empresa, todas as turmas tocaram no mesmo ponto: tem chefe que, além de não dar bola para a intranet, ainda embarreira as iniciativas do funcionário. Seja por conservadorismo ou ignorância, essa questão deve ser atacada de frente, com ações de aculturamento da liderança. Tudo com jeitinho, claro.

4. “Será que alguém vai ler mesmo o que eu publicar?”

Outro fator de desmotivação é não ter idéia do resultado de um esforço. Sem enxergar o produto do seu trabalho, qualquer um acaba desanimando. Existem várias soluções, simples e em muitos casos automáticas, para tangibilizar o valor gerado pela colaboração de conteúdo: relatórios de acesso a seções específicas, cópias de comentários por e-mail, resultados de campanhas etc. Mostre que cada contribuição faz diferença para o resto da empresa.

5. “O meu negócio não é escrever. Nem sei por onde começar.”

Às vezes sobra boa-vontade, mas faltam conhecimentos básicos em comunicação. Muitos funcionários só precisam de uma mãozinha para dar conta do básico. Cursos presenciais, manuais de estilo, corretor ortográfico e, principalmente, apoio dos gestores de conteúdo no dia-a-dia são ferramentas importantes. Agora, não adianta insistir com aqueles que não levam mesmo jeito para a coisa; selecionar bons colaboradores é pré-requisito para uma gestão de conteúdo sustentável.

6. “Sem uma ferramenta adequada, fica difícil.”

Ah, essa é uma pegadinha. Ajuda muito, sim, ter um belo software de publicação – também conhecido como Content Management System (CMS) – mas ele não garante de forma alguma a participação dos funcionários. Estamos falando de gente, de hábitos, de resistências que devem ser tratados no âmbito da gestão de pessoas. A tecnologia é uma bênção, e graças a ela os portais estão se tornando realidade, mas esse jogo é decidido em um campo bem mais subjetivo.

7. “Caramba, mais uma ferramenta?!”

Parece brincadeira, mas o CMS dos seus sonhos pode ser recebido assim. As empresas inundaram seus funcionários com tantas ferramentas nos últimos anos, para tantas finalidades diferentes, com tantas interfaces, senhas, protocolos e promessas, que a resistência à tecnologia ganhou novos tons. É uma mescla de saturação (“outro sisteminha para aprender”), descrédito na solução (“pronto, mais um abacaxi”) e conservadorismo (“prefiro trabalhar do meu jeito”).

Um bom começo para atacar esse “pé atrás” é envolver pessoas-chave na especificação da ferramenta de conteúdo, láááá no início do projeto mesmo. Ouvir as equipes nas pontas, aprender como elas trabalham, do que elas precisam, quais são os fluxos de aprovação – enfim, moldar o software às pessoas, e não o contrário.

Bem, este artigo já está ficando longo demais, e você já deve ter percebido que todos esses pontos merecem uma abordagem mais aprofundada. É isso que pretendo fazer em próximos encontros, a partir desta provocação: uma boa gestão de conteúdo gira em torno de pessoas e processos, e não de ferramentas. Já dá para ter uma noção de como eu classificaria aquele ranking do início, não dá?

Desafio
Planejar, produzir e atualizar todo o conteúdo da nova intranet, de modo a atender um público crítico e heterogêneo: os funcionários dos jornais O Globo, Extra e Diário de S. Paulo, além do Globo Online e da Agência O Globo

Solução
Elaboração de política editorial dirigida à realidade da Infoglobo – com intensa participação dos funcionários – e atividades contínuas de redação, edição e publicação de matérias exclusivas, com o apoio de uma ferramenta de publicação

Agências parceiras
Studio Virtual
Planning Estratégia de Comunicação

Desafio
Elaborar o conteúdo da primeira intranet do COB, abrindo um novo canal de comunicação interna em sintonia com sua cultura organizacional

Solução
Planejamento e produção de conteúdo com base em pesquisa, análise de documentos e entrevistas com os departamentos do COB, além de apoio às atividades de arquitetura de informação e gerenciamento do projeto. A intranet foi lançada em agosto de 2006.

Agência parceira
Canvas Webhouse